「言ってる意味が全然わからない」
「何が言いたいの？」
「で？ だからなに？」
上司からこんな風に言われた経験ありませんか？
僕自身も、上司に何か報告するたびにこんな風に返されて一時期ほんとに病みかけました(笑)
今回はそんな「上司に言いたいことが伝わらない」と悩んでいる人に向けて、おすすめの解決策を紹介していこうと思います。
✔こんな人に読んで欲しい
・発言する時に緊張してしまう
・突然話を振られるとテンパってしまう
・何を言っても言い返されるイメージがある
僕自身、よく上司から「それで？」とか「結局何が言いたいの？」と言われてとても悩みました。
当時は何を言っても言い返されるし、言いたいことはほとんど伝わらないので、職場で発言をするのがどんどん嫌になっていって、ほとんど口を開かない空気人間になってしまっていました。
ただ今回紹介する方法を実践することで、今では上司からも「話がわかりやすくなった」と言われる機会も増え、少しずつ変わることができています。
※今でもたまに激怒されますが(笑)
では前置きが長くなってしまいましたが、さっそく本題に入っていきます。
言いたいことが伝わらないを克服する方法５つ
①相手はこっちの話を8割聞いていないと自覚する
「相手に何かを伝えたいけどうまくいかない・・」
この記事を読んでいる人はこんな悩みを持っているのではないかと思います。
まず大前提として知っておいて欲しいのは、相手はこっちの話を8割聞いていないということです。
例えば、会議などで誰かの発表を聞くとき、あなたは一瞬も気を緩めることなく全て聞き漏らさず聞いていると言えるでしょうか？
おそらくぼんやりと違うことを考えてしまったり、ついウトウトしてしまったりと、集中が途切れてしまうことはあると思います。
そしてこれは、こっちの話が良いか悪いかには関係なく、そういうものだということです。
まずここを理解しておかないと、「こんなに準備してわかりやすく伝えているのになんで理解してもらえなんだろう？」「何が足りないんだろう？」と答えのない迷路に迷い込んでしまうことになります。
なのでまず前提として、相手は8割自分の話を聞いていないし、こっちが言いたいことを一発で全て理解してもらうのは無理だということを知っておいて欲しいと思います。
②何のために伝えるのか？を考える
そもそも上司への報告は何のためにするのでしょうか？
結論を言ってしまうと、相手を動かすためですよね。
✔例えば・・・
・お客さんからクレームをもらってしまい、謝罪に同席してもらいたい など
上の例で赤字で書いた部分が上司に何をして欲しいかという部分です。
このように相手に何かを伝えるということは、相手に何か行動を変えて欲しいという意図が絶対にあるはずなんです。
そんなことは当たり前だと思われるかもしれませんが、ただ多くの報告では、相手にどう動いて欲しいのかが抜けている場合が多いです。
✔ありがちな報告の例
その場で誠心誠意謝ったんですが、なかなか怒りは収まらないご様子でした。
今回は明らかにこちらのミスなので、二度と同じことはないようにしますとだけ言って戻ってきましたが、まだお怒りだと思います・・・。
報告をしているうちに、自分を言いたいことがあとからたくさん出てきてしまい、肝心の「相手にどうして欲しいのか」というGOALが抜けてしまう場合が多いです。
ここを直せば、「で？」と言われる機会は大きく減ると思います。
③結論を先に言うこと
皆さんは報告をする際、こんな風に言われた経験はありませんか？
・何言っているか全然わかんない
・ダラダラ話すんじゃない
・あなた的にはＢ商品で行きたいと思っている
あと実験をしてみたところ不具合が何回か発生していました。
一方でＢ商品はコストはやや高いですが性能が抜群です。
事前にとったお客様アンケートでもＢ商品を推す声がとても多かったです。
社内アンケートについても同様の結果でした。
なので私はＢ商品にすべきだと思っています。
その理由は主に２つです。
１つが性能が抜群にいいところ。
もう１つが社内及びお客様アンケートでもＢ商品を推す声が多かったです。
コストはやや高いですが、きっと回収できると考えます。
その気持ちはわかりますが、それでは一生上司に話を聞いてもらえない人になってしまいますので、「結論から先に」は是非実践してみてください。
④結論と根拠が繋がっているか
一つ前で、まず相手に結論を伝え、その後にその根拠となる点を伝える。
この順番で伝えることが重要だとお伝えしました。
ただしここで注意してほしいのは、たまに結論と根拠が繋がっていない話し方をしてしまっている人がいるということです。
言い換えると、あなたの中では繋がっていることも、相手の頭の中では結論と根拠が繋がらなくなってしまっている場合があるということです。
ここについても、具体例で解説していきます。
・雨が降りそうだから傘を持っていく
・雨が降りそうだから外出しない
・雨が降りそうだからキャンディを舐めよう
1つ目と2つ目の例は「傘を持っていく」や「外出しない」という結論が「雨が降りそうだから」という根拠と繋がっているのがわかりますよね？
では3つ目についてはいかがでしょうか？
なんで雨が降りそうだとキャンディを舐めるんだろう？と疑問に思ったのではないでしょうか？
ただしこれを言っている人は、例えば雨が降りそうな時にキャンディを舐めたら運良く雨が降らなくなったことが何度かあった。
こんな経験をもとに話しているのかもしれません。
つまり発信者の中では結論と根拠が繋がっているものの、相手にとっては全く意味がわからないことがあるということです。
今の例はやや極端ですが、こういったことは報告では非常によくあることです。
なぜこういうことが起きるかというと、それは自分と相手で前提となる知識の量が全然違うからです。
報告を準備している側は、色々下調べをしているので誰よりもその件について詳しくなっているはずです。
そうすると、相手にとって初耳のようなことも、自分の中では当たり前になってしまい、つい説明を省いてしまったりします。
その結果、結論と根拠が繋がらないプレゼンになってしまうのです。
そうならない為に、プレゼン準備が整ったら自分の中での結論と根拠が正しく繋がっているかを客観的に見てみると良いでしょう。
同僚など、第三者に一度聞いて（見て）もらうのもありです。
いかがでしたでしょうか？
最後にもう一度まとめておきますね。
✔具体的な解決策４つ
①相手はこっちの話を8割聞いていないと自覚する
②何のために相手に伝えるのかを考える
③結論を先に伝える
④結論と根拠が繋がるように話す
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